L’importanza della qualità dei dati nello studio odontoiatrico
Molti studi odontoiatrici investono in software gestionali avanzati, ma trascurano la qualità dei dati inseriti. Dati imprecisi o incompleti rendono inefficaci anche gli strumenti più sofisticati. Informazioni imprecise, incomplete, incoerenti o non aggiornate, oppure duplicati, dati obsoleti o dati imputati in modo impreciso con gravi inefficienze operative: tempo sprecato nella correzione manuale dei dati e nella rielaborazione delle informazioni.
I dati disordinati generano costi nascosti. Ogni ora persa nella correzione di un dato equivale a un’ora di lavoro clinico non fatturata o mal remunerata.
Investire nella qualità dei dati è un investimento a ritorno garantito.
I danni nascosti dei dati imprecisi: errori, inefficienze e costi
Quali sono le cause?
- L’inserimento manuale dei dati senza standardizzazione.
- La mancanza di formazione del personale ausiliario clinico o dei professionisti in collaborazione sull’importanza della qualità dei dati.
- L’assenza di procedure di verifica e pulizia periodica dei dati.
Dati e responsabilità condivisa: non è solo un problema di segreteria
I dati sono un problema della segreteria… sbagliato!
I dati sono un problema di tutti. Ognuno deve farsi carico in quota parte della gestione del problema. Ogni professionista deve accertarsi che la prestazione eseguita sia imputata correttamente (sigla corretta, descrizione clinica o note particolari della prestazione, professionista corretto che ha effettivamente eseguito la prestazione). Ogni ASO deve vigilare che le prestazioni (tutte quelle eseguite) siano state documentate. Ogni Aso e/o ogni medico devono dare indicazioni alla segreteria sull’appuntamento successivo (quando, quanto tempo, con chi) se non ci sono linee guida o prassi organizzative condivise.
Dati clinici e gestionali accurati costituiscono la prima linea di difesa medico-legale in caso di contenzioso. Ricordiamolo: chi non documenta correttamente, è come se non avesse fatto
L’importanza di una configurazione software aggiornata
Le configurazioni obsolete hanno… un prezzo!
Una configurazione del software non aggiornata o impostata superficialmente comporta analisi distorte. È molto importante verificare i criteri di configurazione del software, verificare se corrispondono allo stato attuale o se è opportuno aggiornare alcune configurazioni., di seguito i principali check periodici:
- Configurazione agenda operativa (presenze tempario multi-operatore o multi-poltrona)
- Configurazione anagrafiche operatori (ruoli-tariffe-compensi-livelli di accesso)
- Listini e tariffari (specifiche delle prestazioni – aggiornamento sigle – scontistiche)
- Gestione documentazione e cartelle cliniche (attive, chiuse, archiviate)
- Reportistica e statistiche (analisi produzione e previsione incassi, performance di branca e per operatore)
- Gestione pazienti e comunicazione( anagrafiche complete richiami recall pz senza appuntamento)
- Backup e sicurezza dei dati (firewall antivirus crittografia back up in ridondanza)
- Integrazione tecnologica (integrazione imaging e sistemi di fatturazione e pagamento)
- Formazione e aggiornamento del team (ogni quanto si fa formazione la team sul corretto uso del gestionale)
- Prestazioni tecniche hardware (processori client, memoria RAM adeguata, Unità di Archiviaizone per velocità superiori sistemi operativi aggiornati monitor e grafica di ultima generazione – processore per serve adeguati al volume dei dati da gestire memoria RAM e spazio di archiviazione dei dati del serve e sistema operativo del server adeguato ai controlli di log periodici
- Prestazioni della rete (LAN -infrastruttura cablata, configurazione Wi-fi velocità della rete LAN) + connessione internet (fibra o almeno banda 50 Mbps download e 20 Mbps in upload) test periodici della latenza e della velocità e Back up della connessione per eventuali cali della connessione primaria)
Il ruolo strategico dell’Office Manager nella qualità dei dati
Torna centrale il ruolo dell’Office Manager che conosce l’importanza della qualità dei dati nel controllo di gestione dello studio odontoiatrico. Ricopre una posizione strategica nello studio odontoiatrico perché ha una visione completa e integrata dell’intera attività. Questo ruolo, infatti, non si limita soltanto all’aspetto amministrativo, ma include anche il compito cruciale di identificare con chiarezza quali informazioni la direzione deve periodicamente analizzare per prendere decisioni efficaci e sostenibili nel tempo.
Più precisamente, un Office Manager qualificato:
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- Conosce e identifica quali dati operativi, clinici e finanziari devono essere monitorati regolarmente dalla direzione per garantire un efficace controllo di gestione.
- Coinvolge attivamente le figure chiave (come professionisti sanitari, personale ausiliario e collaboratori amministrativi) che alimentano il flusso dei dati, sensibilizzandole sull’importanza di dati accurati e affidabili.
- È consapevole che la qualità e la precisione dei dati forniti influenzano direttamente le scelte strategiche dello studio, determinandone il successo economico e organizzativo.
Un’organizzazione dei dati chiara riduce gli errori, abbassa lo stress operativo e rende il lavoro quotidiano più fluido e sereno per tutti.
Per svolgere efficacemente questa funzione, l’Office Manager deve necessariamente ricevere una formazione completa e specializzata, che lo renda capace di interpretare correttamente i processi interni e le dinamiche che coinvolgono tutti i soggetti chiave dell’attività odontoiatrica:
- Pazienti: figure centrali per il successo dello studio, la cui soddisfazione è il risultato di processi fluidi e ben organizzati, supportati da dati puntuali e precisi.
- Operatori e personale sanitario: nucleo operativo direttamente coinvolto nella generazione del fatturato e della reputazione clinica. Hanno bisogno di condizioni operative ottimali per garantire la massima qualità delle prestazioni erogate.
- Struttura operativa e organizzativa: base indispensabile per supportare in sicurezza tutte le attività cliniche e amministrative, assicurando la tutela dei pazienti e degli stessi operatori.
Questa “piattaforma organizzativa”, infatti, non solo facilita il lavoro quotidiano, ma soprattutto genera indirettamente un grande valore aggiunto: la sicurezza, un bene intangibile e fondamentale, riconosciuto anche dalla normativa vigente, in particolare dalla Legge Gelli (Legge 24/2017), che ha ridefinito il paradigma della responsabilità sanitaria e ha enfatizzato l’importanza della sicurezza delle cure come requisito fondamentale della qualità del servizio sanitario.
In questo scenario, i dati diventano il riflesso diretto dell’organizzazione stessa: un’organizzazione solida, ben strutturata e orientata alla sicurezza produrrà inevitabilmente dati chiari, coerenti e di qualità, che a loro volta consentiranno decisioni aziendali informate e strategicamente vincenti.
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