Dico sempre che uno studio dentistico ha la stessa complessità di gestione di un ospedale e per alcuni può sembrare strano. Pur essendo un’attività “mono specialistica” (odontoiatria) richiede 10 specializzazioni:
- igiene e prevenzione,
- odontoiatria infantile,
- conservativa
- endodonzia
- ortognatodonzia,
- gnatologia,
- parodontologia,
- chirurgia orale,
- implantologia,
- protesi fissa mista e mobile
A volte è un singolo professionista che si occupa di tutte le branche (l’odontoiatra) altre volte concorrono 10 diversi specialisti alla cura del cavo orale del paziente.
L’igienista dentale è la figura professionale di riferimento che si occupa della prevenzione e della manutenzione delle condizioni di salute del cavo orale.
Ci sono poi i contatti con i produttori di dispositivi medici di su misura (i laboratori odontotecnici) o la produzione interna di dispositivi medici su misura grazie alle nuove tecnologie CAD CAM. C’è la radiologia e la sedazione, c’è la medicina estetica del terzo inferiore del volto, la medicina del sonno odontoiatrica che cura i disturbi del sonno applicando se necessario dispositivi nel cavo orale, e ci sono le branche interdisciplinari come la logopedia e l’osteopatia che possono concorrere alle riabilitazioni funzionali.
Gli addetti ai lavori sanno di cosa parlo perché è la quotidianità, ogni paziente è un mondo da curare, da gestire, riabilitare e coordinare. I professionisti della salute sono impegnati nella prima linea delle attività cliniche, insieme ai tecnici della prevenzione e agli ausiliari costituiscono il nucleo operativo direttamente in contatto con il paziente per l’erogazione del servizio.
Gli ausiliari (A.S.O., Assistenti di studio odontoiatrico) si occupano della preparazione degli ambienti clinici, della preparazione dello strumentario, dell’assistenza durante la prestazione clinica, del riordino e della disinfezione del locale e delle attrezzature nonché della sterilizzazione degli strumenti.
La segreteria si occupa della gestione amministrativa del paziente, della gestione dei flussi, del coordinamento degli appuntamenti del piano di cura, del coordinamento degli specialisti in funzione degli obiettivi di cura, dei diritti e doveri dei pazienti.
L’amministrazione si occupa della gestione di impresa dell’attività, dei fornitori di beni e di servizi, degli investimenti e degli acquisti, della corretta tenuta delle scritture contabili, della manutenzione e della sicurezza dell’impresa, dei professionisti, dei pazienti e degli operatori.
Cosa fa l’Office Manager?
Tutte queste persone che lavorano e questi ambiti devono essere governati e coordinati e questo è il compito dell’Office Manager. Una figura professionale che necessita di forti competenze tecniche e manageriali e skills trasversali, che promuova e divulghi la cultura dell’organizzazione.
Spesso però questo ruolo è confuso con la segreteria di direzione, o con i responsabili dell’amministrazione, con i responsabili di front office o con i coordinatori dei trattamenti clinici.
Questo accade un po’ perché l’odontoiatria è ancora gestita con approcci e dinamiche tipiche dei professionisti (con analogie con il sistema solare: il professionista al centro e tutti che ruotano attorno a lui in funzione dei suoi bisogni in una dinamica che spesso diventa autoreferenziale ed egocentrica).
Un po’ perché i ruoli dell’equipe odontoiatrica sono stati definiti da poco (l’A.S.O. nasce ufficialmente nel 2018 dando vita all’approccio organizzato e formale del lavoro).
Ed un po’ perché si tende a considerare l’odontoiatria come una branca avulsa dalla sanità, solo perché è esercitata prevalentemente in regime privatistico.
Invece l’odontoiatria soggiace alle regole della sanità e come abbiamo visto è molto molto complessa. Quello che cambia la percezione di complessità sono le dimensioni dell’organizzazione: una struttura con due postazioni operative cliniche può trattare solo un certo numero di pazienti, ed è molto probabile che il ruolo dell’Office Manager coincida ed assorba altre responsabilità e che l’Office Manager si occupi in prima persona di diversi compiti.
Ma più aumentano le postazioni operative cliniche più aumentano gli operatori ed i pazienti e più l’Office Manager diventa la figura centrale del middle management, un ruolo cerniera tra il vertice strategico ed il nucleo operativo.
Per un medico odontoiatria avere un Office Manager significa interpretare perfettamente il ruolo del Top Manager che si fa carico della direzione dei valori degli standard e degli obiettivi di impresa, mentre l’Office Manager si incarica di realizzare le condizioni funzionali agli obiettivi stabiliti.
Significa dedicarsi e concentrarsi all’attività clinica, sapendo che l’Office Manager sarà garante della qualità e della sicurezza operativa per operatori e pazienti.
Significa smettere di ricavare il tempo manageriale dalla vita privata o dal tempo clinico operativo.
Per approfondire leggi anche Dental Office Manager, il middle management dell’odontoiatria.
Come diventare Office Manager di strutture odontoiatriche?
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