In varie occasioni ho discusso la figura del Dental Office Manager e ho spiegato le ragioni per cui la ritengo strategica all’interno di un’organizzazione odontoiatrica.
Qui intendo approfondire l’argomento spiegando come, in alcune organizzazioni, la funzione esercitata dall’Office Manager possa essere attribuita ad un pool di persone.
L’approccio varia in base alla struttura organizzativa scelta ma in ogni caso l’obiettivo resta migliorare l’efficienza operativa dello studio dentistico.
Odontoiatria: come è organizzata?
Facciamo un passo indietro. L’odontoiatria è organizzata in due modi distinti:
- i dentisti che a prescindere dalla forma fiscale con la quale esercitano la professione, adottano il modello storico del “professionista” ovvero aprono il proprio studio, a volte lo replicano in un altro contesto, ma di fatto lo sforzo produttivo è centrato su di loro e su alcuni collaboratori;
- l’odontoiatria organizzata con il modello imprenditoriale, che differisce dal primo perché il vertice è rappresentato da società che hanno come obiettivo di business la gestione di attività sanitarie (nel caso odontoiatriche). Possono essere partecipate da fondi di investimento che sostengono l’espansione e il management dell’organizzazione e adottano il modello organizzativo divisionale, in cui ogni clinica ha un suo livello di autonomia decisionale, ma la strategia di business, la cultura aziendale e la visione imprenditoriale, nonché la politica dei prezzi delle prestazioni e il marketing, sono guidati dal vertice che, grazie alle capacità di investimento, può gestire simultaneamente e su più fronti strategie e investimenti.
La storia narra che nel passato recente alcuni dentisti dalla mente imprenditoriale brillante, si siano trasformati da professionisti a imprenditori, replicando il loro modello organizzativo su più sedi, arrivando anche fino a 10 o più sedi sul territorio.
La replicabilità del business odontoiatrico ed altri fattori hanno suscitato l’interesse dei fondi di investimento che hanno rilevato le sedi o partecipato ad un progetto di ulteriore espansione arrivando a contendersi il mercato odontoiatrico con altre società partecipate da fondi, spostando la competizione su un altro livello.
Il Comitato di Office Management
Nonostante le differenze, in entrambi i modelli organizzativi è necessario avere un buon Office Manager e in alcune organizzazioni si può anche istituire il “Comitato di Office Management”.
Questo perché, se in un modello organizzato divisionale è possibile assumere una persona sola come Office Manager e che occupi solo ed esclusivamente dei compiti dell’Office Manager, nelle organizzazioni professionali la risorsa umana di solito svolge anche altri compiti, come responsabile di amministrazione, responsabile di front office o ruoli ausiliari clinici.
In questo caso organizzare un “comitato di management” consente di distribuire su più persone gli aspetti da controllare e le norme su cui vigilare e aggiornarsi e creare un team di alto livello che si occupi di creare le condizioni ideali di lavoro per clinici e pazienti.
In sostanza, il Comitato di Office Management coinvolge più persone, spesso rappresentanti di diverse aree funzionali dello studio dentistico, che collaborano per prendere decisioni organizzative.
Risorse umane, risorse strategiche!
Investire sulla formazione delle risorse umane è un atto di fiducia che l’organizzazione fa nei confronti dei propri dipendenti: la formazione ha certamente una ricaduta interna e ovviamente migliora la performance della persona nell’interesse dell’azienda, ma è vero anche che le conoscenze che la persona acquisisce durante la formazione e l’esperienza formativa sono qualcosa di personale e unico che resterà per sempre patrimonio del singolo partecipante alla formazione.
Partecipare a un corso con uno o più colleghi è un’esperienza umana oltre che di confronto, incontrare altri team o persone con gli stessi compiti e ruoli, che vivono le stesse dinamiche è un’esperienza di crescita personale, perché permette di confrontarsi e capire quali sono le difficoltà oggettive tipiche del ruolo o del comparto o del contesto, da quelli che possono essere limiti professionali individuali temporanei.
Corso per Office Manager di strutture odontoiatriche: la 3a edizione
Skills di ruolo, compiti, organizzazione, management e normative sono alcuni degli argomenti della 3° edizione del Corso per Office Manager di strutture odontoiatriche che si terrà a Verona l’8 e il 9 marzo e il 4-6 aprile 2024.
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