Perché da 30 anni vivo dentro il mondo dell’odontoiatria. E da 17 anni lo osservo, lo accompagno e lo miglioro accanto agli studi, come consulente organizzativa.
Prima da clinica. Poi da organizzativa. Ora con uno sguardo integrato.
Ed è proprio questo sguardo integrato che mi ha portata a comprendere quanto il nostro settore, oggi più che mai, abbia bisogno di strumenti organizzativi concreti.
Con l’introduzione ufficiale del profilo professionale dell’ASO, il settore odontoiatrico ha compiuto un passaggio cruciale: da semplice “studio medico” a organizzazione sanitaria strutturata. Questo cambiamento comporta una vera e propria evoluzione culturale e operativa. Rende necessario un approccio gestionale più consapevole, formalizzato, definito e condiviso.
Per questo mi sono concentrata così tanto sul tema dei ruoli e, in particolare, su quello dell’Office Manager: perché credo fermamente che siano informazioni necessarie e utili per affrontare con competenza le sfide di una sanità privata in continua evoluzione.
Ho cominciato in area clinica, quindi conosco bene le routine, le complessità, le pressioni e le urgenze quotidiane dello studio. Ma è quando ho cambiato prospettiva – passando al versante gestionale e amministrativo – che ho avuto una chiara conferma:
clinica e organizzazione parlano due lingue diverse. E spesso non si capiscono.
Titolari, collaboratori clinici e personale amministrativo vivono mondi paralleli.
Entrambi importanti, entrambi impegnativi, ma ancora oggi con la convinzione radicata che l’uno venga prima dell’altro.
Forse era vero all’inizio degli anni ’90, quando la normativa era più semplice, e bastava un po’ di buon senso per far funzionare le cose. Ma oggi, nel 2025, l’organizzazione e la gestione sono diventate la piattaforma abilitante della qualità clinica.
Lo dice anche la legge: la responsabilità sanitaria non riguarda solo il “gesto clinico”, ma tutto il sistema che lo rende possibile. Se i professionisti sanitari devono rispettare il Codice Deontologico, formarsi continuamente e tutelare il paziente in ogni scelta, gli ausiliari – clinici e amministrativi – devono predisporre le condizioni ottimali per far sì che quella qualità possa esprimersi davvero.
Molti odontoiatri pensano che acquistare tecnologie o formarsi personalmente sia un investimento, mentre formare il team o aumentare le competenze delle risorse umane sia un costo. Quelli che invece hanno compreso l’importanza del personale, spesso cadono in una trappola diversa: guidano lo studio come una “famiglia benevola”, in cui c’è un capo – o una coppia decisionale – che decide per tutti, basandosi su valori personali, spesso in buona fede, ma senza struttura.
E quando lo studio cresce? Quando i “figli” (i collaboratori) iniziano a chiedere spazio? Arriva lo strappo. La confusione. Il caos. Il turnover. E quella che sembrava una squadra affiatata inizia a sfaldarsi.
Ed è qui che entra in campo il tema cruciale: la centralità dei ruoli e l’importanza di un organigramma.
Organigramma e ruoli non sono un dettaglio
L’organigramma non è un esercizio burocratico: è la rappresentazione visiva delle linee gerarchiche, delle responsabilità, del potere decisionale e del grado di autonomia di ogni figura all’interno dello studio.
Il ruolo, invece, è l’identità professionale. Definisce chi sei, cosa fai e cosa sei autorizzato a fare, in base alle competenze acquisite e alla fiducia che l’organizzazione ti attribuisce. Le responsabilità sono il riflesso del tuo livello di esperienza e affidabilità. I compiti sono le azioni concrete che esegui quotidianamente.
Quando queste dimensioni sono confuse – o peggio, assenti – lo studio si disallinea, le persone si frustrano, e la leadership viene meno.
In questi anni si fa un gran parlare di “dentista manager”, “clinic manager”, e di altre figure ibride, spesso sovrapposte, male interpretate o impropriamente introdotte.
È ovvio che un dentista può essere anche un manager. Ma per esserlo davvero, serve:
- Formazione sulle principali teorie organizzative
- Conoscenza approfondita dei modelli gestionali e dei flussi di lavoro
- Capacità di guidare un’organizzazione in termini di visione, numeri, risorse umane, compliance
E soprattutto, serve dedicare tempo e investimenti all’apprendimento. Perché non basta leggere un paio di articoli o seguire un webinar per diventare un “dentista manager”. Serve studiare seriamente, confrontarsi con i modelli evoluti delle organizzazioni sanitarie, applicare strumenti, analizzare dati. Serve un percorso impegnativo, sia in termini di tempo che di costo, soprattutto se l’obiettivo è assumere in prima persona la piena responsabilità gestionale (e non clinica) dello studio.
La soluzione?
C’è una soluzione più sostenibile, più realistica, più efficace.
Se un medico decide di formare il proprio Office Manager e sceglie di frequentare con lui il percorso formativo, l’investimento si ripartisce:
- Il medico si fa carico di comprendere la visione globale dell’organizzazione, i processi, la logica d’insieme. Non per occuparsene direttamente, ma per guidare con consapevolezza chi se ne occupa.
- L’Office Manager, invece, si fa carico di acquisire tutte le competenze operative e gestionali necessarie per coordinare, pianificare e ottimizzare le attività quotidiane.
Insieme costruiscono un’alleanza funzionale. Il medico titolare guida. L’Office Manager governa. Lo studio cresce. E tutti tornano a fare il proprio lavoro al meglio.
E il “Clinic Manager”?
Qui il terreno si fa scivoloso. Il termine è frutto di un fraintendimento.
“Clinic” non sta per attività clinica: chi ha coniato questa espressione intendeva la clinica come struttura organizzativa, non come ambito sanitario. Il Clinic Manager non è l’analogo del Case Manager (figura sanitaria che gestisce il percorso clinico individuale del paziente), ma è oggi spesso inteso nel dentale come una figura commerciale.
E qui si apre una riflessione importante.
La parola “commerciale” applicata alla sanità genera comprensibile disagio. Perché presuppone una dinamica di scambio economico tra venditore, acquirente e prodotto.
Ma un paziente non è un cliente. È una persona fragile per definizione, che affida la propria salute a un altro essere umano. La relazione, prima di essere economica, è relazionale, fiduciaria, etica. E, soprattutto, deontologica.
La proposta di cura deve essere formulata con competenza, ascolto e trasparenza. Calibrata alle esigenze di cure del paziente. Proposta con alternative deontologiche, nel rispetto di linee guida e stato dell’arte. Le modalità di pagamento fanno parte dell’organizzazione dello studio, ma non devono mai diventare il fulcro della relazione professionale.
Ed è proprio per questo che entra in campo, in modo chiaro e netto, la figura dell’Office Manager.
Una figura che non vende, ma organizza. Che non propone trattamenti, ma assicura che tutto ciò che è necessario per erogare il percorso di cura e governarlo in sicurezza funzioni: agenda, flussi, comunicazione, protocolli, compliance, team. L’Office Manager non è un “commerciale”. È un professionista dell’organizzazione, che lavora perché lo studio sia efficace, etico, sostenibile.
L’Office Manager non è un ruolo qualsiasi. È una scelta strategica.
Ogni odontoiatra che desidera mantenere il controllo consapevole della propria attività imprenditoriale, che vuole costruire un’organizzazione solida, etica, efficiente, deve individuare nel proprio team quella figura che – per fiducia, motivazione e potenziale – può diventare il suo Office Manager.
Non serve cercare fuori. Serve guardare dentro lo studio: chi ha voglia di crescere? Chi ha le spalle giuste per sostenere il tuo progetto? Chi è pronto a diventare il tuo braccio organizzativo?
E il primo passo concreto è fare insieme questo percorso formativo.
Office manager: il corso
Iscriversi insieme al Corso per Office Manager significa molto più che seguire delle lezioni:
- Significa attribuire valore a quel ruolo e a quella persona.
- Significa costruire una relazione professionale evoluta, fondata su rispetto, chiarezza e obiettivi condivisi.
- Significa creare un linguaggio comune, un terreno solido fatto di principi, responsabilità, compiti distinti ma complementari.
- Significa iniziare a delegare in modo strategico, strutturato, sicuro.
E soprattutto, significa essere leader: accompagnare chi lavora con te in un percorso di crescita, e crescere anche tu nel farlo.
In questo corso, il titolare non viene a “controllare”, ma a comprendere la visione d’insieme. L’Office Manager non viene a “seguire un corso per segretarie”, ma a formarsi come figura centrale dell’organizzazione.
Insieme si cresce. Insieme si struttura. Insieme si costruisce il futuro dello studio.
Se credi in un’organizzazione che funziona davvero, che libera il tuo tempo clinico, valorizza le persone e sostiene la tua visione, questo è il momento giusto per cominciare.
Se sei un direttore sanitario, avere un Office Manager al tuo fianco ti permetterà di assumere il tuo incarico con maggiore serenità: sarà il tuo braccio operativo, la memoria vivente dello studio, il punto di riferimento per l’aggiornamento continuo.
Crea un Office Manager e sarai un leader che ha fatto una scelta strategica per migliorare la qualità della sua vita.
Fatti affiancare da un Office Manager se sei un direttore sanitario: le leggi sulla responsabilità medica saranno una fonte di ispirazione, non qualcosa da temere.
Il tuo studio ha bisogno di un Office Manager. E lui (o lei) ha bisogno di te per diventarlo.
Il prossimo corso per Office Manager è in programma a Bologna il 9-10 maggio e il 13-14 giugno. Quattro giornate, 24 ore di formazione intensiva con esercitazioni pratiche e simulazioni realistiche. Un approccio interattivo e coinvolgente, apprezzato dai corsisti per l’efficacia nell’acquisire le competenze chiave dell’Office Manager.
✅ Se desideri maggiori informazioni scarica la presentazione dalla pagina dedicata al Corso di Dental Office Manager.
Nel prossimo articolo…
Come si riconosce la persona giusta da formare come Office Manager?
Ti guiderò nella valutazione di attitudini, comportamenti e competenze potenziali, per capire a chi affidare questo ruolo chiave e come prepararlo/a al meglio.
Perché la scelta della persona giusta è il primo vero atto di leadership.
