Quanto è importante conoscere il costo di erogazione dei propri servizi? È fondamentale perché consente di comprendere l’andamento economico finanziario dell’attività.
La contabilità analitica, detta anche contabilità dei costi, è un sistema contabile interno, utilizzato per analizzare costi e ricavi secondo criteri specifici per valutare l’efficienza economico-finanziaria della gestione interna.
I principi che guidano la contabilità analitica sono:
- L’economicità: massimizzare i risultati attraverso la verifica e il controllo della corretta allocazione e distribuzione dei costi aziendali, assicurando che ogni risorsa sia utilizzata in modo coerente e ottimale rispetto agli obiettivi prefissati.
- Precisione nell’identificazione dei centri di costo: individuare con chiarezza e accuratezza i centri di costo aziendali ai quali imputare correttamente i costi, così da ottenere analisi precise ed evitare distorsioni nella valutazione della performance economica e della redditività delle attività.
- Pertinenza: identificare con precisione i costi ed i ricavi direttamente riferibili a un determinato centro di costo.
- Causalità dei costi: attribuire i costi direttamente al prodotto o servizio che li genera.
- Efficacia ed efficienza: perseguire e raggiungere obiettivi specifici attraverso l’impiego ottimale delle risorse a disposizione.
- Comparabilità: consentire confronti periodici tra annualità oppure tra sedi.
Nella mia esperienza ho visto diverse analisi dei costi elaborate da professionisti con diversi orientamenti, tuttavia le logiche fiscali o prettamente aziendalistiche, non sempre permettono di cogliere la reale natura e struttura dei costi in ambito sanitario e specificatamente in ambito odontoiatrico, poiché tendono spesso ad enfatizzare aspetti legati alla sola deducibilità fiscale o alla sola redditività immediata.
Per garantire una completa e coerente rappresentazione della realtà economica della struttura odontoiatrica, ai costi del paradigma sanitario-odontoiatrico vanno aggiunti i costi più tipicamente gestionali (come il marketing, la formazione e lo sviluppo delle risorse umane).
Attraverso una accurata identificazione dei centri di costo (diretti e indiretti) e la classificazione dei costi fissi e variabili, dove per costi fissi non è adeguato intendere i costi ripetitivi ad importo invariato, bensì fissi perché non dipendono o non vengono influenzati dai servizi erogati, è opportuno rilevare con accuratezza la capacità produttiva dell’attività in termini di giorni e di ore.
Chi lavora in odontoiatria sa che esiste un “tempo agenda” e un “tempo clinico”. Il tempo agenda in qualche modo prevede anche il tempo di allestimento e riordino, il tempo clinico è il tempo tecnico della prestazione. Molto spesso i professionisti stimano come tempo della prestazione il tempo clinico, come se lo studio si allestisse e si disinfettasse e riordinasse per magia. Il tempo agenda deve differire di almeno 10 minuti dal tempo clinico, 5 minuti per accogliere e far accomodare il paziente e 5 minuti per il riordino, disinfezione e allestimento per il paziente successivo. Durante il tempo del riordino il professionista può scrivere il diario clinico e/o dimettere il paziente con le indicazioni per il post trattamento.
Se i dentisti rispettassero questa semplice regola metà dei problemi organizzativi degli studi dentistici troverebbero risoluzione.
Identificato il ritmo di produzione in giorni e media di ore al giorno, oppure in ore/anno, va considerato un altro importante vincolo operativo: la capacità produttiva delle postazioni operative. Per chiarire questo concetto, propongo una semplice metafora: immaginiamo una famiglia che possiede 8 automobili (le vostre postazioni operative). Se solo una persona in famiglia ha la patente e utilizza una sola auto, le altre sette auto rimangono inutilizzate, generando costi continui di manutenzione, assicurazione e gestione. Sarebbe invece ottimale che almeno 7 o 8 membri della famiglia fossero patentati e utilizzassero regolarmente tutte le auto disponibili. Allo stesso modo, nello studio odontoiatrico, mantenere postazioni operative inutilizzate rappresenta un lusso economico ingiustificabile.Pertanto,occorre assicurarsi che il numero di operatori, gli orari, e il ritmo operativo giustifichino pienamente la capacità operativa installata.
Ruolo del Dental Office Manager nell’analisi dei costi
Il Dental Office Manager riveste in questo ambito un ruolo strategico fondamentale. È la figura manageriale che deve possedere una profonda conoscenza degli aspetti economico-finanziari dell’impresa per supportare l’imprenditore nelle scelte strategiche. La sua funzione non si limita alla gestione operativa quotidiana, ma si estende alla pianificazione e al controllo delle risorse, garantendo che l’organizzazione operi in modo efficiente e redditizio.
Office Manager e Clinic Manager sono la stessa cosa?
No, i due ruoli, sebbene complementari, hanno focus differenti:
- Clinic Manager: si concentra principalmente sull’aspetto operativo della clinica, coordinando l’attività clinica, favorendo l’adesione del paziente alle proposte di cura e rendicontando le prestazioni eseguite e i preventivi accettati. Questo ruolo è orientato alla gestione quotidiana delle operazioni cliniche e alla soddisfazione del paziente.
- Office Manager: ha una visione più ampia e strategica, occupandosi della gestione amministrativa, finanziaria e organizzativa dello studio. Questo ruolo implica funzioni di coordinamento e raccordo tra la direzione o l’imprenditore e la parte operativa, assicurando che le strategie aziendali siano implementate efficacemente e che gli obiettivi economici siano raggiunti.
Investire nelle risorse umane: formazione e percorsi di carriera per Dental Office Manager
Il ruolo del Dental Office Manager può essere ricoperto con successo da figure professionali diverse, quali ASO, receptionist, segretarie amministrative, ma anche odontoiatri, igienisti o professionisti provenienti da altri settori, come quello fiscale, legale o aziendale.
Senza dubbio, una buona conoscenza dell’attività clinica e dei processi operativi facilita e agevola notevolmente il ruolo dell’Office Manager. Tuttavia, ciò che realmente fa la differenza non è la provenienza dal ruolo precedente, bensì l’impegno personale e la capacità di acquisire e sviluppare le competenze specifiche e trasversali indispensabili per svolgere al meglio questo ruolo strategico e gestionale
Un Dental Office Manager competente, infatti, deve padroneggiare:
- Conoscenza del settore odontoiatrico: norme, vincoli giuridici e organizzativi che regolano l’attività clinica, amministrativa e gestionale.
- Skills manageriali specifiche: gestione delle risorse umane, organizzazione interna, comunicazione, contabilità analitica e controllo di gestione.
- Visione strategica e aziendale: capacità di dialogare con direttori sanitari, titolari degli studi e amministratori delle società, offrendo un raccordo coerente tra esigenze cliniche, operative e strategiche dell’organizzazione.
Ogni Direttore Sanitario dovrebbe “pretendere” di essere affiancato da un Office Manager per poter vivere più serenamente il proprio ruolo, avendo al proprio fianco una figura qualificata che lo supporta nella gestione delle procedure interne, nella verifica della corretta applicazione delle stesse e delle linee guida e nella definizione di una chiara visione strategica. Allo stesso tempo, ogni imprenditore odontoiatrico, sia esso titolare di studio o socio di una società, dovrebbe investire nella formazione di almeno un Office Manager per ogni struttura, così da garantire, insieme al Clinic Manager, il buon governo dell’attività attraverso un efficace equilibrio tra gestione operativa quotidiana e visione strategica e imprenditoriale.
Il Corso a Bologna, l’occasione per diventare Dental Office Manager
Il prossimo corso per Office Manager si terrà a Bologna il 9-10 maggio e il 13-14 giugno. Quattro giornate per un totale di 24 ore di formazione intensiva in aula, arricchite da esercitazioni pratiche e simulazioni realistiche che consentono di vivere concretamente l’esperienza di apprendimento. Proprio questa metodologia coinvolgente, interattiva e orientata alla pratica è ciò che i corsisti delle precedenti edizioni hanno maggiormente apprezzato, definendola essenziale per acquisire realmente le competenze richieste dal ruolo di Office Manager.
✅ Se desideri maggiori informazioni scarica la presentazione dalla pagina dedicata al Corso di Dental Office Manager.
Cosa dicono i partecipanti delle edizioni precedenti?
Cristina
Il corso è stato fondamentale per dare identità e valore al mio ruolo, aiutandomi a comprendere chiaramente quali competenze sviluppare e come acquisirle. Grazie alle sessioni formative, ho finalmente colto l’importanza strategica della figura dell’Office Manager, essenziale nel nuovo concetto di “studio odontoiatrico”. La grande competenza di Roberta Pegoraro, sia come relatrice che come formatrice, e il suo modo coinvolgente di guidare le lezioni, hanno reso il corso eccellente, fornendomi strumenti pratici per definire al meglio la mia identità professionale e sviluppare una visione nuova e più ampia del mio ruolo.»
Simona
«Un corso tutt’altro che banale, pratico e coinvolgente. Ho apprezzato particolarmente il taglio pratico, le esercitazioni e le simulazioni realistiche, oltre alla scelta strategica di un numero contenuto di partecipanti, che ha favorito un confronto facile e proficuo tra professionisti. Grazie Roberta, aspetto con entusiasmo il prossimo corso!»
Francesca
«Nei corsi di Roberta emerge subito la sua grande professionalità, l’attenzione ai dettagli e una metodologia formativa estremamente efficace. Gli esercizi pratici e le simulazioni facilitano la comprensione e consolidano davvero l’apprendimento. Il confronto stimolante con il gruppo e la sua guida professionale rendono questo corso perfetto per chi vuole acquisire nuove competenze e affinare quelle già esistenti. Assolutamente consigliato per chi desidera crescere professionalmente e umanamente.»
✅ Ti interessa l’argomento? Contattami anche via Whatsapp (qui sotto).
