La gestione dello Studio odontoiatrico sta acquisendo un livello di complessità sempre crescente, in numerosi aspetti che esulano dalla sfera clinica, la quale richiede l’intera dedizione degli odontoiatri, costantemente impegnati nel loro aggiornamento e perfezionamento professionale.
Per gestire le attività che esulano dal campo clinico ma impattano sulla sicurezza delle cure, diventa cruciale poter fare affidamento su collaboratori competenti e fidati a cui delegare, un’attività estremamente delicata.
Quali situazioni potrebbero indurre il titolare di uno studio dentistico a riflettere sull’opportunità di inserire nel team o formare un membro del team al ruolo di Dental Office Manager?
- Gestione Amministrativa:
“La gestione delle attività amministrative, come la fatturazione, la gestione delle assicurazioni e la documentazione dei pazienti, richiede tempo e sottrae risorse preziose agli operatori sanitari”.
Il Dental Office Manager si assume il compito di gestire l’amministrazione, di garantire che le procedure organizzative siano eseguite in modo efficiente e senza errori. Questo consente al personale medico di concentrarsi sull’aspetto clinico e relazionale della cura dei pazienti.
- Gestione del Personale:
“Coordinare il personale, gestire gli orari, affrontare le assenze e gestire le questioni relative alle risorse umane è un impegno tra i più onerosi e complessi ed è un compito complicato per il titolare”.
Il Dental Office Manager gestisce la pianificazione del personale, assicura che gli orari e gli accordi siano rispettati, promuove la cultura aziendale e affronta le questioni delle risorse umane. Ciò migliora l’efficienza dell’intero team.
- Relazioni con i Pazienti:
“Mantenere una comunicazione chiara e costante con i pazienti, rispondere alle loro domande ed esigenze, gestire le prenotazioni in modo strategico… è un compito delicato”.
Il Dental Office Manager assume il ruolo di interfaccia principale e di rappresentanza della direzione anche con i pazienti. Risponde alle loro domande, coordina la gestione delle prenotazioni per garantire un’esperienza di cura complessivamente positiva.
- Marketing e Promozione:
“Promuovere lo studio, fidelizzare i pazienti e attirarne di nuovi è un compito complesso, specialmente quando il personale medico non ha esperienza nel marketing”.
Il Dental Office Manager individua le agenzie di marketing, presenta obiettivi budget ed esigenze e collabora per lo sviluppo di strategie di marketing, coordinandosi con professionisti esterni (consulenti, social media manager, agenzie di comunicazione…), gestendo o verificando i contenuti delle campagne pubblicitarie, migliorando la presenza online dello studio.
- Gestione Finanziaria:
“Mantenere una visione chiara delle finanze dello studio, gestire i budget e massimizzare la redditività richiede competenze di tipo amministrativo che distrae il medico dall’attività clinica.
Il Dental Office Manager monitora le finanze dello studio, analizza i costi di produzione dei servizi, identifica le aree di risparmio e sviluppa piani per migliorare la redditività complessiva.
- Flusso di Lavoro Ottimizzato:
“Il flusso di lavoro all’interno dello studio se disorganizzato, causa ritardi e inefficienze e mette a rischio la relazione con il paziente”.
Il Dental Office Manager valuta il flusso di lavoro attuale, identifica le aree di miglioramento e implementa i processi, ottimizzati per ridurre i tempi di attesa e migliorare l’efficienza generale.
- Gestione dell’Inventario:
“Gestire l’approvvigionamento dei materiali dentali e delle forniture in generale richiede un metodo organizzato che consenta di tenere sotto controllo la coerenza degli accordi presi con i fornitori ed eviti sprechi”.
Il Dental Office Manager gestisce gli accordi con i fornitori, monitora l’inventario, verifica la coerenza e tempestività degli ordini per garantire che ci siano sempre le forniture necessarie per le procedure dentali.
- Conformità Normativa:
“Mantenere la conformità normativa finalizzata alla sicurezza delle cure e richiedere aggiornamenti costanti essendo le norme in costante evoluzione .. un’attività che particolarmente delicata che richiede molto tempo alla direzione”
Il Dental Office Manager garantisce che lo studio sia conforme a tutte le normative, norme igieniche di sicurezza anche clinica e agli aspetti etici legislativi ed economici, riducendo il rischio di sanzioni e controversie.
- Sviluppo del Personale:
“Senza una figura dedicata alla gestione delle risorse umane, il coordinamento, lo sviluppo e la formazione del personale, nonché i percorsi di performance e di carriera rischiano di essere trascurati”.
Il Dental Office Manager pianifica i programmi di formazione, incentiva la crescita e la performance professionale, promuove i valori della cultura aziendale e migliora le competenze complessive, contribuendo a un ambiente di lavoro stimolante e positivo.
10.Monitoraggio delle Prestazioni cliniche:
“L’evoluzione tecnologica e dei materiali consente di rivedere alcune procedure e di introdurre nuove prestazioni che consentono di individuare nuove opportunità di mercato”.
Cosa fa quindi il Dental Office Manager?
Raccoglie i dati sulle prestazioni, analizza le metriche chiave e le nuove tecnologie, propone le nuove branche e contribuisce alla revisione delle procedure correlate alle metodiche cliniche, introducendo le azioni correttive per ottimizzare l’efficienza e la qualità delle cure offerte.
Introdurre nel proprio team un Dental Office Manager consente di affrontare in modo organico ed efficace tutti questi problemi, migliorando l’efficienza operativa, la soddisfazione dei pazienti e la redditività dello studio dentistico.
Ho già trattato diffusamente questa figura professionale, spiegando cosa fa il Dental Office Manager, se vuoi approfondire prova a leggere qui.
Dental Office Manager, il Corso.
Stai valutando di inserire nel tuo Studio odontoiatrico o professionalizzare una risorsa esistente nella posizione di Dental Office Manager?
Ti segnalo che dopo la 2a edizione di Roma, l’8-9 marzo e il 5-6 aprile 2024 (9:00-13:00 / 14:00-18:00) terrò la 3a Edizione del Corso per Office Manager di Strutture Odontoiatriche a Verona.
Scarica il Programma del Corso per Office Manager.
